2025-04-14

CRS – Car Rental Software

2015-2025©My Appy S.N.C.

Condizioni di Licenza d’Uso

valide dal 14 04 2025 (consulta la versione precedente)

Art.1: Oggetto del Contratto

Il presente contratto ha per oggetto l’utilizzo, dietro corrispettivo di un canone annuale, del software denominato “CRS – Car Rental Software” che consente la gestione, da parte del Cliente, in un’unica piattaforma, delle attività tutte delle società di autonoleggio e indicate nel paragrafo successivo.
Il canone annuale è indicato nel preventivo o nel contratto di abbonamento sottoscritto dal Cliente/Licenziatario.

Art.2: Caratteristiche e Funzioni Principali

CRS – Car Rental Software [2015-2025©My Appy SNC] è un software gestionale, sviluppato su tecnologia Web-based/cloud, dedicato alle aziende di auto noleggio.

Il software è ideato, progettato, sviluppato, gestito e commercializzato dal My Appy S.N.C. (titolare/fornitore).

Il software è integrato con l’applicazione mobile (app) Car Rental Checklist [2015-2025©My Appy SNC], ideata, progettata, sviluppata, gestita e commercializzata da My Appy S.N.C. (titolare/fornitore), disponibile sia per sistema operativo iOS per iPad e iPhone (versione minima richiesta iOS 13.3, iPadOS 13.3, macOS 11.0), sia per il S.O. Android (versione minima richiesta Android 5.0).

Il software CRS gestisce le seguenti funzioni:

• Agenda giornaliera dei movimenti
• Incassi/Prima Nota (lista degli incassi ricevuti o attesi, filtrabili per tipologia di pagamento)
• Interventi Veicoli (manutenzione e scadenze pagamenti/obblighi di legge)
• Statistiche
• Emails (invio di email personalizzate direttamente dal sistema)
• Stazioni, orari di apertura, vincoli disponibilità flotta
• Fleet plan, piano generale nell’arco del tempo di prenotazione e contratti
• Anagrafica Veicoli
• Anagrafica Cliente
• Anagrafica Conducente (principale/extra)
• Anagrafica Broker e Procacciatori
• Anagrafica team Driver
• Tariffe (orarie, giornaliere, settimanali, mensili, annuali, con/senza limite chilometrico, etc.)
• Accessori/Optionals
• Preventivi
• Prenotazioni
• Contratti
• Firma Grafometrica Avanzata (Firma Digitale in presenza, sostitutiva della firma su stampa cartacea)
• POS Virtuale (tramite Piattaforma MiPP©My Appy)
• Automazione pagamenti ricorrenti: invio proforma/pagamento/emissione fattura (tramite Piattaforma MiPP©My Appy)
• Riconsegna deposito
• Verbale di Consegna (Check-out) – digitale o cartaceo
• Verbale di Riconsegna (Check-in) – digitale o cartaceo
• Fatturazione (Fatturazione Elettronica)
• Gestione Multe
• Prenotazione su sito Web con pagamento online integrato (solo attivando l’adesione alla piattaforma MiPP), tramite booking engine integrato al sistema OTABO©My Appy o Booker©My Appy

Con l’accettazione delle presenti condizioni generali il cliente dichiara di avere esaminato e testato il funzionamento del software e che lo stesso è idoneo a soddisfare le esigenze aziendali per il quale è destinato.

Art. 3: Durata e Rinnovo

Il contratto ha durata annuale e non si rinnova tacitamente, fatto salvo quanto al successivo capoverso.

Tacito Rinnovo

Il rinnovo tacito è previsto solo in caso di pagamento automatico tramite SDD mensile, addebito diretto mensile. In questo caso, prima della scadenza dell’abbonamento il Fornitore invia il nuovo contratto di abbonamento al Cliente. I pagamenti continueranno ad essere programmati il primo giorno di ogni mese, come per tutta la durata dell’abbonamento.

Il Cliente può comunicare la sua volontà di non voler rinnovare il contratto/abbonamento prima della scadenza annuale, impedendo così il rinnovo tacito. Il Cliente ha, altresì, la facoltà di recedere dal contratto,  anche se tacitamente rinnovato, inviando una PEC all’indirizzo pec@pec.myappy.net entro 20 giorni dal pagamento relativo alla prima mensilità del contratto rinnovato tacitamente. In assenza di comunicazione scritta, i pagamenti incassati dopo l’annualità non saranno rimborsati. Decorso questo termine il contratto non può essere risolto e si intende rinnovato per ulteriori 11 mensilità. 

Mancato Rinnovo

Il mancato rinnovo comporta che l’accesso al software e l’utilizzo dello stesso sia automaticamente sospeso. Decorsi trenta giorni dalla sospensione del software per scadenza contrattuale, tutti i dati presenti nell’account del cliente saranno definitivamente eliminati e il contratto si riterrà definitivamente risolto. L’eventuale pagamento oltre i termini della scadenza e sospensione del software sarà considerato un acconto per un nuovo contratto.

Art. 4: Corrispettivo

L’importo del canone è subordinato al numero dei veicoli attivi disponibili.

L’importo e le modalità di pagamento del canone sono indicati nel preventivo e/o nel contratto.

Il Fornitore ha piena facoltà di aggiornare il proprio listino prezzi di anno in anno e di applicarlo in fase di rinnovo. Di norma, il listino viene aggiornato una volta l’anno il giorno 01/09, tenendo conto sia dell’indice dei prezzi al consumo per le rivalutazioni monetarie fornite dall’ISTAT, sia degli aggiornamenti rilasciati durante l’ultimo anno e pubblicati nel sito ufficiale.

Il corrispettivo, se non diversamente concordato, deve essere versato per intero e anticipatamente, al momento dell’accettazione/firma del contratto.

Nel caso in cui siano accordati pagamenti rateizzati e/o dilazionati, il mancato pagamento di una singola rata comporta il blocco immediato all’accesso del sistema fino a quando il pagamento dovuto non è stato regolarmente registrato. 

In caso di pagamenti SDD (SEPA direct debit) non andati a buon fine, per qualsiasi causa, viene applicata una penale pari a € 30,00+IVA.

Nel caso di reiterato mancato pagamento della rata prevista, il rimanente importo relativo all’intero canone annuale deve essere versato tramite bonifico bancario in unica soluzione

Si specifica che anche in presenza di rateizzazione mensile, l’importo dovuto si riferisce al canone annuale.

Art. 5: Limitazioni d’Uso ed Esclusiva

Per la natura del software, sviluppato con tecnologia Web-based, non c’è un limite locale di accessi: gli operatori possono accedere da qualsiasi postazione avente una connessione internet valida e un browser di ultima generazione.
Il sistema è ottimizzato per Google Chrome®, ultima versione, e Safari®, ultima versione.

Il Cliente può utilizzare il software esclusivamente per l’uso cui lo stesso è destinato. 

Il Cliente, non può, né a titolo oneroso, né gratuitamente, cedere il software o renderlo disponibile, accessibile o visibile, anche solo temporaneamente, a terzi, ad esclusione del proprio personale dipendente e di eventuali consulenti o collaboratori legati al cliente da specifici rapporti contrattuali e che comunque non rappresentino concorrenti diretti o potenziali nella produzione e/o commercializzazione, anche previsionale, di software destinati all’auto noleggio.

Viene espressamente vietata la diffusione non autorizzata per iscritto di screenshot, registrazioni video, invio di credenziali di accesso verso soggetti diversi da quelli consentiti, già indicati al precedente capoverso. La diffusione non autorizzata è perseguita ai sensi di legge. 

Art. 6: Configurazione account (solo in caso di prima attivazione)

Successivamente all’accettazione o sottoscrizione del contratto, il fornitore procede alla configurazione dell’account del cliente. Per tale configurazione il cliente deve fornire, nel più breve tempo possibile, documenti e dati elencati nella sezione ‘dati creazione account’ presente nel sito ufficiale del software. 

L’account è configurato entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento di tutti i documenti e dati richiesti.

L’avvenuta configurazione viene comunicata via email e le credenziali degli operatori sono inoltrate agli indirizzi email degli stessi.  Le credenziali degli operatori sono strettamente personali e non vanno condivise con i colleghi.

Art. 7: Referente Aziendale

Il Cliente deve designare un Referente aziendale quale soggetto incaricato a ricevere tutte le comunicazioni tra Fornitore e Cliente. Il Referente può essere indicato nella comunicazione di configurazione (v. art. 6) o inviando una pec, dalla pec aziendale, all’indirizzo pec@pec.myappy.net.

Il Referente aziendale è il soggetto di riferimento del Fornitore, sviluppa una conoscenza globale sul funzionamento del software ed è il soggetto a cui il Fornitore fa riferimento per eventuali autorizzazioni, modifiche, interventi. Il Referente aziendale può essere diverso dal Rappresentate legale dell’azienda.

È onere del Cliente, nella persona del Rappresentate legale, comunicare tempestivamente l’eventuale sostituzione riguardante il soggetto referente.

Il Referente aziendale dispone di un’utenza con abilitazioni di alto livello che incidono sul funzionamento globale del sistema. Inoltre, attraverso la sua utenza, è autenticato all’accesso all’Help Center dove può richiedere e autorizzare operazioni di varia natura. È responsabile della riservatezza delle proprie credenziali di accesso al sistema. 

Art. 8: Formazione e passaggio produzione (solo in caso di prima attivazione)

Formazione

In caso di prima attivazione, il fornitore si impegna a garantire al Referente aziendale la formazione tramite sessioni in video conferenza da remoto. Sono incluse fino a un massimo di tre sessioni di 60 minuti cadauna durante il periodo in stato sandbox. 

Possono, altresì, essere stabilite specifiche e ulteriori sessioni di formazione, sia in loco che da remoto, per altri dipendenti. Tali sessioni non sono incluse e vanno concordate e quotate separatamente.

Stato Sandbox

Lo stato sandbox è il periodo di due settimane che decorre dalla comunicazione dell’avvenuta configurazione (art. 6).

Durante tale periodo tutti gli operatori possono effettuare test di vario tipo, come creazione di prenotazioni, contratti, schede clienti, fatture proforma, etc. Per evidenti ragioni, resta escluso dai test solo l’invio del tracciato xml al SdI (fatturazione elettronica). In tal modo gli operatori possono apprendere le procedure necessarie al funzionamento del sistema.

Guida online

Accedendo al sistema, ogni operatore può consultare la guida online e i tutorial sempre disponibili che illustrano le procedure da seguire per le principali operazioni. La guida online, inoltre, fornisce una panoramica sul funzionamento generale del sistema.

Durante il periodo sandbox sono programmate le sessioni da remoto di 60 minuti cadauna, fino ad un massimo di tre, dove si affrontano eventuali procedure meno chiare e, più in generale, viene spiegato il funzionamento del sistema.

Passaggio in Produzione e affiancamento

Terminata la fase sandbox avviene il passaggio in produzione. Tutti i documenti prodotti, come preventivi, contratti, fatture, etc, verranno definitivamente eliminati e il cliente inizierà la reale attività operativa col sistema.
Sarà garantito un periodo di affiancamento da remoto per il corretto utilizzo del software per ulteriori due settimane. Durante tale periodo il cliente sarà monitorato per verificare la correttezza delle procedure eseguite. 

Art. 9: Fatturazione Elettronica, abilitazione all’invio

Al momento del passaggio in produzione può essere abilitato l’invio del tracciato XML delle fatture al Sistema di Interscambio (fatturazione elettronica). Il Cliente può fornire anche il numero del primo numero progressivo della prima fattura emessa da CRS, di modo che il sistema possa continuare una eventuale numerazione già avviata. La richiesta di abilitazione al servizio di fatturazione elettronica, sebbene inclusa nel piano di abbonamento, deve obbligatoriamente essere espressa e comunicata o tramite PEC o tramite Help Center. 

Art. 10: Fatturazione elettronica – conservazione elettronica

La conservazione elettronica (comunemente denominata conservazione sostitutiva) delle fatture elettroniche emesse non viene eseguita da CRS.

Per conservazione elettronica si intende un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) grazie al quale si ha la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poterne recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Per poter procedere con la conservazione elettronica secondo i parametri forniti dal CAD occorre che il cliente proceda autonomamente ad attivare la funzione direttamente sul portale delle Agenzia delle Entrate.

L’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Art. 11: Assistenza online

Durante il periodo di abbonamento è garantita l’assistenza online espletata attraverso l’Help Center di My Appy SNC, servizio di assistenza dedicata online. 

Le utenze che hanno accesso ad Help Center sono quelle del Referente aziendale (v. art. 7), che costituisce l’Amministratore di Sistema e, su richiesta, il fleet Manager’ e il ‘price Manager’. Tali utenze hanno un personale accesso diretto all’Help Center dal proprio account su CRS.

Eventuali anomalie di sistema vanno prontamente comunicate attraverso l’Help Center. 

Le richieste di assistenza sono gestite tenendo conto dei criteri esposti di seguito:

• Malfunzionamenti/Bug di sistema: richieste prioritarie per le quali il Fornitore si impegna a garantire, ove possibile, una gestione rapida al fine di ridurre al minimo il relativo disagio.
• Richieste generiche: gestite in base alla loro natura, comunque successivamente alle precedenti. Qualche esempio: l’aumento della quota della flotta attiva o l’apertura di una nuova stazione o la creazione di una nuova utenza.
• Errore di configurazione di sistema da parte del Referente aziendale. Queste richieste, se pervenute dopo il periodo di formazione e affiancamento (v. art. 8), sono gestite in modo non prioritario e successivamente alle precedenti. Si raccomanda di fare innanzi tutto riferimento alla guida online. Un esempio di errore di configurazione è una tariffa impostata con una validità temporale errata o scaduta, per cui risulta impossibile procedere con un preventivo, una prenotazione o un contratto;
• Errori procedurarli da parte dell’operatore. Queste richieste sono gestite in modo non prioritario e successivamente alle precedenti. L’operatore dovrà innanzi tutto fare riferimento alla guida online. Un esempio di errore procedurale è una fattura che va in errore per un elemento obbligatorio inserito in modo errato, come una sigla di provincia o un codice fiscale, oppure un checkin che porta l’app in errore perchè sono stati creati dei movimenti non coerenti (cioè che non seguono la corretta alternanza chekout/checkin).

L’Help Center è operativo dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 18:00 e chiuso nei giorni festivi. Per approfondire il funzionamento del sistema per il servizio di assistenza online si rimanda alla pagina descrittiva dell’Help Center.

Art. 12: Dichiarazione di esclusione di responsabilità (disclaimer)

Il fornitore non è responsabile per l’utilizzo improprio del software da parte del cliente. Il cliente è interamente responsabile dell’uso del software, anche in relazione ai propri dipendenti e collaboratori. Il cliente si impegna per se e per i propri collaboratori a rispettare e far rispettare la normativa vigente nell’utilizzo del software. Il fornitore non si assume in alcun modo la responsabilità delle informazioni inserite nel sistema a cura del cliente.

Riguardo la fatturazione elettronica è assoluta responsabilità del cliente accertarsi della sua regolarità consultando il proprio cassetto fiscale per verificare le fatture emesse tramite invio del tracciato xml al sistema di interscambio da parte del sistema. 

My Appy SNC non è responsabile in alcun caso per invii non avvenuti, fatture non emesse, ritardi nell’emissione delle fatture, mancata comunicazione con il sistema di interscambio. 

Art. 13: Archivio Digitale

A decorrere dal 01/06/2025 è attivo l’archivio digitale sul sistema. L’archivio digitale è disponibile sulla pagina ‘backup digitale’ il cui accesso è riservato ad un unico operatore a scelta tra il Rappresentate legale e il Referente aziendale, in assenza di una comunicazione espressa è assegnato al Referente aziendale. 

Tale backup interessa solo il cliente che ha almeno due rinnovi annuali consecutivi. Per il cliente che non rinnova dopo il primo anno vale quanto espresso al punto successivo ‘Archivio digitale per mancato rinnovo’.

Il backup digitale contiene i documenti relativi a:

• Prenotazioni e Preventivi (secondo la data di checkin previsto)
• Contratti (secondo la data di checkin effettivo)
• Checklist (secondo la data di creazione)
• Fatture emesse in formato non elettronico (secondo data di invio)
• Tracciato xml delle fatture inviate a SDI (secondo data di invio)
• Notifiche Multe (secondo la data di creazione della notifica)

Si ricorda che le schede cliente e le schede conducente sono esportabili in qualsiasi momento. 

Il funzionamento dell’archivio digitale prevede annualmente la creazione automatizzata di quattro backup trimestrali programmati. I backup si riferiscono ai dati del trimestre chiuso a distanza di un anno.

Funzionamento

• Backup 1 – 01/01/Anno 2, genera il backup relativo al periodo:
  • dalle ore 00:00 del 01/10/Anno 0 alle ore: 23:59:59 del 31/12/Anno 0
• Backup 2 – 01/04/Anno 2, genera il backup relativo al periodo:
  • dalle ore 00:00 del 01/01/Anno 1 alle ore: 23:59:59 del 31/03/Anno 1
• Backup 3 – 01/07/Anno 2, genera il backup relativo al periodo: 
  • dalle ore 00:00 del 01/04/Anno 1 alle ore: 23:59:59 del 30/06/Anno 1
• Backup 4 – 01/10/Anno 2, genera il backup relativo al periodo: 
  • dalle ore 00:00 del 01/07/Anno 1 alle ore: 23:59:59 del 30/09/Anno 1

Per ogni backup generato, sono inviate delle notifiche via email all’operatore associato al permesso della pagina. 

Dal momento della sua creazione il backup è cifrato e scaricabile in locale per un periodo massimo di 30 giorni, decorso tale termine sia il backup che i relativi dati presenti nel sistema, facenti riferimento al quadrimestre indicato, sono eliminati definitivamente dai server e non sarà possibile recuperarli in alcun modo. Al tempo stesso sono eliminati tutti i dati e i documenti allegati relativi a clienti e conducenti che non hanno registrato alcuna azione (preventivo, prenotazione, contratto, fattura, rinotifica multa) successiva al trimestre in oggetto. 

I documenti a cavallo di due trimestri, seguono la regola della data del checkin, quindi sono presenti nel trimestre dove è stato eseguito il checkin.

Archivio Digitale per mancato rinnovo

Il cliente ha facoltà di richiedere, non oltre trenta giorni prima della scadenza annuale, una copia digitale dei documenti di seguito indicati come ‘Archivio digitale’. Tale richiesta deve essere inviata via pec, dalla pec aziendale, al seguente indirizzo: ‘pec@pec.myappy.net’. La richiesta deve indicare in modo specifico il periodo di tempo a cui riferire l’archivio digitale con l’indicazione della data di avvio e la data di conclusione del periodo.

L’Archivio digitale contiene i seguenti documenti relativi a:

• Prenotazioni, Preventivi e Contratti 
• Checklist
• Fatture emesse in formato non elettronico
• Tracciato xml delle fatture inviate a SDI
• Notifiche Multe
  

Art.14: Funzioni in uso nel sistema: Piattaforma MiPP

Carta di Credito

L’integrazione MiPP consente all’operatore di caricare un pagamento con carta di credito direttamente sul gestionale CRS o di inviare al proprio cliente un link per far procedere al pagamento da remoto. Il link può essere inviato via email o via SMS, in quest’ultimo caso il cliente deve preventivamente aver creato un account presso il nostro partner fornitore del servizio di invio SMS acquistando una credito che consenta l’invio degli SMS. Il costo di un invio è pari a circa 5 centesimi di euro.

I pagamenti tramite piattaforma MiPP vengono eseguiti nel rispetto degli standard di sicurezza internazionali e della normativa vigente.

Si rimanda al modulo di adesione MiPP per le condizioni generali del servizio di incasso, nonché per  le relative commissioni di elaborazione. 

Art.15: Upgrade

Il Fornitore, in caso di aggiornamenti del sistema al fine di migliorarne il funzionamento e arricchirne le potenzialità, può agire anche senza preavviso.
Tali upgrade, se non preventivamente concordati, sono forniti a titolo gratuito.

Il cliente ha la facoltà di richiedere e concordare eventuali miglioramenti, modifiche e personalizzazioni al sistema che sono oggetto di separato preventivo. Il Fornitore si riserva la facoltà insindacabile di accettare o meno tali richieste. 

Art.16: Proprietà del codice sorgente
Il software e il codice sorgente sono e restano di esclusiva proprietà di My Appy SNC.

Art.17: Proprietà dei dati inseriti – Users Data/Privacy
Tutti i dati raccolti dal Cliente mediante l’uso del software sono e restano nell’esclusiva disponibilità del Cliente, fino a quando l’abbonamento è in corso, fatto salvo quanto descritto nell’art. 13.

È cura del Cliente adempiere agli eventuali obblighi/comunicazioni di legge relativi alla tutela della Privacy e al trattamento dei dati personali così come indicato nel Regolamento UE 679/2016 e relativa normativa nazionale, nei confronti dei propri clienti.

Tali dati sono trattati occasionalmente da My Appy SNC al solo ed esclusivo fine del corretto funzionamento del software. È onere del Cliente informare di tale circostanza i propri clienti.

pubblicato il 09/04/2025